?

不過，的確，很多時候，可能早上丟給你一份文檔，下午就要出一份PPT，那這時候，該如何又好且又快地完成呢？

為了能夠更真實的還原工作場景，我特意做了一個實驗，給自己限時60分鐘，嘗試完成15頁PPT設(shè)計制作，不知道能不能完成，咱們一起來試一下。

這是我找到的一份匯報 PPT 內(nèi)容：

好，實驗開始。?

為了能夠高效的完成PPT，咱們先來梳理一下設(shè)計思路，我個人的習(xí)慣是，可以分為5個步驟：

?

咱們一步步來。?

分析版式布局

這一步是干嘛的呢？

因為PPT上有不同的頁面類型，比如像封面、目錄、過渡頁，還有圖表頁、圖文排版等，所以咱們需要基于頁面內(nèi)容，利用母版，來建立相應(yīng)的版式。

這樣，就可以極大程度上保證版式風(fēng)格的統(tǒng)一，也可以提升效率。

好了，那么，該如何建立版式布局呢？這里分為兩方面：

1. 建立基礎(chǔ)版式布局?

簡單點來說，就是規(guī)定頁面上標(biāo)題和版心的位置。因為在一套 PPT 中，標(biāo)題位置一般不會改變，而版心呢，就是頁面上寫內(nèi)容的區(qū)域：

?

?什么意思呢？比如說我們看到，這份 PPT 中有一些圖表頁：?

?當(dāng)我們建立好基礎(chǔ)版式之后，只需要把整個圖表，填充在版心中，就可以保證版式統(tǒng)一：

同樣地，還有像表格頁，很多讀者也總是說不知道如何排版：

?

其實，我們只需要先把它完整地填充在版心就可以：?

?2. 建立個性化版式布局?

對于一套 PPT 來說，肯定會遇到很多不同內(nèi)容類型的頁面，比如像3張圖片+1段文字，圖表+文字等等。所以，我們就需要從內(nèi)容類型出發(fā)，并基于頁面的基礎(chǔ)版式，來設(shè)計更多版式。?

比如說，我們會看到頁面上有一些3段內(nèi)容的排版：?

?所以，我們就需要來設(shè)計適合3段內(nèi)容的版式：?

同樣地，我們看到頁面上還有像多圖+多段內(nèi)容的版式：

?所以，我們就需要基于它，來設(shè)計相對應(yīng)的版面：?

這是第一步，完成15頁PPT的版式布局，大概花了20分鐘，一共設(shè)計了5個不同的版式。?

?

定義風(fēng)格樣式?

這一步的作用，是來明確幻燈片呈現(xiàn)的視覺風(fēng)格，比如是扁平，還是漸變，是紅色調(diào)還是藍(lán)色調(diào)…?

比如在設(shè)計這套 PPT 的風(fēng)格時，因為它是公司匯報用的 PPT ，所以，主色調(diào)我選擇了橙色：?

另外，其中有一些圖表頁，為了區(qū)分不同的數(shù)據(jù)系列，我選擇了額外的兩個顏色，作為搭配。?

這里有一個問題是，該如何進(jìn)行色彩搭配呢？

?

很簡單，我們在網(wǎng)上找一個色輪，如果想要找到另外兩個色彩搭配，我們就插入一個正三角形，在色輪上相對應(yīng)的色彩，就是輔助色：?

?如果你不知道如何設(shè)計幻燈片的視覺風(fēng)格，個人建議，使用軟件自帶的風(fēng)格樣式即可：?

另外，這里呢，還有一個細(xì)節(jié)點，值得大家關(guān)注，那就是字體的字號，一定要提前界定好層級大小，我在這里選擇的是阿里巴巴普惠體：

這一步基本上不費什么時間，5分鐘左右即可。

尋找內(nèi)容素材?

如果一個PPT頁面上只有文字，那肯定有些單調(diào)，所以，在這里，我們需要花一些時間，找到與內(nèi)容相關(guān)的圖片或者圖標(biāo)等素材。?

比如說像這個頁面：?

為了能夠增強(qiáng)可視化效果，我們就可以插入一些相關(guān)的小圖標(biāo)進(jìn)行搭配：?

這里我主要找了一些小圖標(biāo)素材，只花了不到10分鐘。??

內(nèi)容置入版式?

這一步就沒啥可解釋的了，對嗎？無非就是把內(nèi)容填在相應(yīng)的頁面版式，而需要你具備的技能，就是 Ctrl + C 以及 Ctrl + v 。?

比如說像這一頁：?

我建立好的版式是這樣的：

這時候，我們需要做的，就是填字，把文字內(nèi)容，按照前面設(shè)定好的字號層級，填充進(jìn)去就可以了：

?

因為這一步主要是重復(fù)操作，大概花了10分鐘左右。?

可視化排版?

對于一些有邏輯關(guān)系的內(nèi)容，我們提前設(shè)定好的版式布局就很難滿足需求。所以，為了能夠更加清晰地展示出其視覺含義，可以考慮使用SmartArt 進(jìn)行快速排版。?

怎么做呢？來看一些例子。

比如像這個頁面，我們看到，這里就有一些包含關(guān)系存在：

?所以，我們就可以選用 SmartArt 中的一個圖形，來制作重心環(huán)繞的排版樣式：?

對它進(jìn)行一些簡單的變形，突出中心部分的內(nèi)容：

?最后，我們可以再對圖形做進(jìn)一步的優(yōu)化，比如把線條做漸變處理，以及添加小圖標(biāo)等，然后，把內(nèi)容分別地填充在對應(yīng)的位置即可：?

再比如像這個頁面，它在表達(dá)3方面的內(nèi)容：

??如果我們基于第一步設(shè)定好的版式，可以很輕松地把它做成這樣：?

當(dāng)然，如果借用 SmartArt 中的圖形，也可以用它來表現(xiàn)3個方面的視覺概念：

當(dāng)然，最后，我們可以插入一些小圖標(biāo)和線條，讓頁面更加豐富，就可以了：

除了上面的兩頁之外，在這套 PPT 中，還有一些個性化的頁面版式，比如說這一頁：

?

在 SmartArt 中，可能并不能找到非常合適的樣式，這時候就需要我們自行設(shè)計了，不過好在這樣的頁面數(shù)量并不多：

到這里呢，一套工作中使用的PPT就已經(jīng)完成了，雖然不算驚艷，但在日常工作中使用，應(yīng)該已經(jīng)足夠了。?

這一部分應(yīng)該是耗時最長的，我大概花了30分鐘，平均每頁 PPT 花了10分鐘。完整地算下來，應(yīng)該是65分鐘左右，四舍五入剛剛好。

這就是快速優(yōu)化一套幻燈片的流程和方法，最后再來簡單總結(jié)下這5個步驟：

好了，寫了一下午，累死了，希望對各位有所幫助。?

同樣事情，不同的人，可能有不同的方式完成，所需時間的花費、效率也不盡相同。每天從微博上都接收到PPTer關(guān)于PPT制作的各種吐槽，通宵達(dá)旦做PPT，把所有私人時間、精力都費盡， 還是沒有把PPT完成。PPT制作效率如此之低，有沒有想過，提升一下PPT制作的效率呢？今天學(xué)員@曹將PPTao給各位帶來“高效PPT是怎樣煉成的”的分享，希望對大家有用！

大家好，我是曹將PPTao，對！又是我。

今天有機(jī)會能在這里與大家交流一下做PPT的心得。我給這個分享取了個看起來像廣告的題目：高效PPT是怎樣煉成的。?

第一部分：引子

首先想問大家?guī)讉€問題：

1. 一個20來頁的PPT一般要花多少時間？
2. 時間分配是不是這樣的？
   
3. 你改一個PPT最多是多少次？

心中默默思考這幾個答案，然后請根據(jù)我說的故事進(jìn)行反思。

第二部分：理發(fā)的啟示

PPT在某種程度上也算是創(chuàng)意活，按理說花多少時間要看天時地利人和等各種因素，沒有真正的捷徑可走。但是，如果我們能適當(dāng)調(diào)整一下時間安排，或許可以讓自己走得更順暢一點。

在具體闡釋之前，我們先聊聊理發(fā)吧，是的，理發(fā)。

想必大家（特別是男生）一般一兩個月都會去一次理發(fā)店吧。理發(fā)師傅在理發(fā)的時候一般是怎么操作的呢？

1. 先根據(jù)我們的要求整體修正出大概摸樣；
2. 對特定的部分進(jìn)行精細(xì)化加工；
3. 洗洗吹吹，做最后的修剪。

如果他從一開始就對某一部分進(jìn)行精修，那效率——大家應(yīng)該能想象。

（這塊有一個神圖，論發(fā)型的重要性）

輕松之后，引申到PPT的制作，大家有沒有什么啟發(fā)？?

簡單來說就是：不要一蹴而就，而要步步為營！

第一遍：在特定的模版里將內(nèi)容放進(jìn)去（70分及格水平即可）。60%的時間。

第二遍：對重點內(nèi)容進(jìn)行精修（90分水平）。40%的時間。

用一張圖來解釋：

那么，這樣做到底有怎樣的好處呢？

第一，保證整體水平。

避免因為后期時間不多導(dǎo)致的虎頭蛇尾。

第二，制作更有效率。

特別是如果時間還比較充分，那就分兩天進(jìn)行：第一天完成第一步，一些遺留問題記在心里；第二天進(jìn)行修改的時候會發(fā)現(xiàn)各種新鮮想法呼之欲出。

第三部分：PPT制作八步法

在《PPT煉成記》（果然，植入廣告來了）里，基于這個基礎(chǔ)的邏輯，我將PPT的制作過程擴(kuò)充為了8步，在這里與大家分享一下：

第一步：提取內(nèi)容。

將原材料另存文檔，以免之后改動太大忘了最初的邏輯拖到。

之后在文檔上進(jìn)行以下操作：

1. 將要放入PPT的內(nèi)容標(biāo)
2. 適當(dāng)總結(jié)段落大意；
3. 標(biāo)明層次關(guān)系。

第二步：搭建骨架。

在紙上（或思維導(dǎo)圖軟件）上畫出該文章的邏輯圖，掌握全局框架。有力的骨架可以幫助我們理清講稿的思路，讓整個展示邏輯清晰。

特別是在大型PPT（比如60頁以上）的制作中，

此方法的優(yōu)勢異常明顯。

第三步：制作母版。

一個基本的PPT母版需要解決三個問題：

1. 文字內(nèi)容，這里包括字體、字號、行距、縮進(jìn)
2. 配色方案
3. 版式設(shè)計

第四步：制作導(dǎo)航頁。

導(dǎo)航頁包括目錄頁和轉(zhuǎn)場頁，它能快速將PPT模塊化。

第五步：制作“基本”內(nèi)容頁。

將大概的內(nèi)容“放”入PPT，不強(qiáng)求設(shè)計，不丑就好。

第六步：制作封面和封底。

剛開始學(xué)做PPT時，很多人容易陷入這樣一種情況：對封面的方案總是不滿意，不斷地修改，時間過去了，最后還沒有一個滿意的方案。之后因為時間被耗在了開頭，其余內(nèi)容質(zhì)量也受影響。所以，而將封面放到最后，心態(tài)上胸有成竹，行動上也就更易一鼓作氣。

第七步：精細(xì)化加功能。

到目前為止，一個及格版的PPT已經(jīng)成形。如果還有時間，可以對內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)化加工：圖形化，用圖像表示文字信息；加動畫，讓內(nèi)容呈現(xiàn)層次分明；小部件，頁面排版多樣化。

第八步：PPT完成后相關(guān)事宜。

PPT完成并不代表操作結(jié)束，一些疏忽可能會毀掉幾個小時甚至幾天的心血。完成PPT后請注意是否有做到：

1. 內(nèi)容審查：有無錯別字，邏輯是否清晰。字體嵌入：保證字體在別人電腦上能看到。
2. 兼容性檢查：該PPT是哪個版本，能否在其他電腦上播放。
3. 備份：另存一份保存到云盤（比如微云、百度云）或者郵箱，以免U盤中病毒文件出問題而影響匯報。

第四部分：該方法的延伸

其實，這個方法不只可以運用于PPT的制作，也可以套用到我們平時的寫作、報告中去，比如我寫《PPT煉成記》這本書的時候就深有體會：

與出版社簽訂合同之前，需要提交一份樣章。寫這部分的時候異常痛苦：因為每一部分都想要最好，所以經(jīng)?？ㄔ谝粋€地方不能繼續(xù)下去，這樣的結(jié)果就是越寫越焦慮。之后寫正式章節(jié)的時候進(jìn)行了改變，第一稿的時候就一直往前沖，不要管太多質(zhì)量，把想說的說清楚。然后騰出一天來修改。這時候心理狀態(tài)完全不同：進(jìn)可攻高分，退可守及格。反而會有新的靈感和想法產(chǎn)生。

最后，我們總結(jié)一下今天的分享：將PPT的制作分為多步進(jìn)行，先完成基礎(chǔ)，再進(jìn)行提升。

如果你覺得還意猶未盡，可以繼續(xù)看看曹將的其他作品：出彩的PPT是怎樣煉成的

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