充會(huì)員,很劃算

學(xué)會(huì)10個(gè)絕招讓PPT變優(yōu)秀

綜合·理論2014-07-09
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學(xué)會(huì)10個(gè)絕招讓PPT變優(yōu)秀
導(dǎo)讀

學(xué)會(huì)10個(gè)絕招讓PPT變優(yōu)秀,不用再擔(dān)心PPT太業(yè)余讓同事笑話,讓老板批評了,全是PPT干活喲!

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學(xué)會(huì)10個(gè)絕招讓PPT變優(yōu)秀,不用再擔(dān)心PPT太業(yè)余讓同事笑話,讓老板批評了,全是PPT干活喲!

絕招一:文字是用來瞟的,不是讀的

我們時(shí)不時(shí)聽到這樣的言論:“PPT很簡單,就是把Word里的文字復(fù)制、粘貼唄?!边@其實(shí)是對PPT的一種無知與褻瀆。如果直接把文字復(fù)制粘貼就能達(dá)到演示的效果,PPT根本就沒有存在的必要了。

PPT的本質(zhì)在于可視化,就是要把原來看不見、摸不著、晦澀難懂的抽象文字轉(zhuǎn)化為由圖表、圖片、動(dòng)畫及聲音所構(gòu)成的生動(dòng)場景,以求通俗易懂、栩栩如生。
形象,至少能給你帶來三方面的感受:

1.便于理解

文字總是高度抽象的,人們需要默讀、需要轉(zhuǎn)換成自己的語言、需要上下聯(lián)想、需要尋找其中的邏輯關(guān)系;但人們看電影就輕松許多,只需要跟著故事的發(fā)展順理成章地享受其情節(jié)、體味其寓意就行了。PPT就是要把這些文字變得像電影一樣生動(dòng)。

2.放松身心

如果把一本小說貼在墻上,相信你看半個(gè)小時(shí)就會(huì)腰酸背痛;如果把小說拍成電視劇,也許你看上一天也不覺得疲憊。就是這個(gè)道理。

3.容易記憶

傳統(tǒng)的PPT,你需要觀眾記住的是文字,這個(gè)難度太大了,即使記住了也很容易忘記;而形象化PPT,可以讓觀眾輕松記住其中的圖形、邏輯或結(jié)論,也許三五年后,人們?nèi)匀荒軌蛴洃洩q新。

改變那種“復(fù)制、粘貼”的做法吧!把那些無關(guān)緊要的內(nèi)容大膽刪除,把長篇大論的文字盡量提煉,也許剛開始你不習(xí)慣,也許你做得還很粗糙,別放棄,總有一天你會(huì)讓觀眾贊不絕口的。

有的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)問:“如果PPT沒有文字,你讓我講什么?”的確,演示習(xí)慣的改變不是一朝一夕的事情,這依賴于演示者對內(nèi)容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度,但有一點(diǎn),帶著觀眾讀文字是演示的大忌,杜絕這一條,演示效果會(huì)逐步得到提升。

所以,提出了兩個(gè)觀點(diǎn):

  1. 文字是用來瞟的,凡是瞟一眼看不清的地方,就要放大,放大還看不清的,刪!
  2. 文字是PPT的天敵。能減則減,能少則少,能轉(zhuǎn)圖片轉(zhuǎn)圖片,能轉(zhuǎn)圖表轉(zhuǎn)圖表。

絕招二:20分鐘是快樂的極限

傳統(tǒng)上,我們總是認(rèn)為,講得越多,時(shí)間越長,越體現(xiàn)出演示者的重視。這是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的標(biāo)準(zhǔn)?,F(xiàn)在,無論我們的領(lǐng)導(dǎo)、客戶還是普通的受眾,時(shí)間都極為寶貴,沒有人愿意閱讀動(dòng)輒數(shù)百頁的研究報(bào)告,也沒有人去聽你的長篇大論。
濃縮的才是精品!

演示的核心內(nèi)容是什么?觀點(diǎn)!
在此基礎(chǔ)上把觀眾容易困惑的地方、你認(rèn)為重要的地方作一些說明。永遠(yuǎn)不要擔(dān)心你的演示過短,如果花費(fèi)20分鐘就能夠把一天才能了解的內(nèi)容講清楚,你實(shí)際上為觀眾節(jié)省了7小時(shí)40分,在時(shí)間就是金錢的年代,觀眾當(dāng)然求之不得。

簡短的另一個(gè)好處是意猶未盡。如果你的演示足夠精彩,會(huì)給觀眾留下更多的期待和回味,甚至?xí)腥艘蟀涯愕腜PT拷回去好好研究幾遍呢。

簡短,也對PPT提高了要求。你需要了解哪些內(nèi)容是觀眾最關(guān)心的,哪些內(nèi)容是非講不可的,哪些內(nèi)容是能帶來震撼的,據(jù)此,該合并的合并,該刪減的刪減。也許,這是一個(gè)反復(fù)的過程,但標(biāo)準(zhǔn)只有一個(gè):不要讓觀眾有打哈欠的時(shí)間。

絕招三:清晰比什么都重要

PPT有一個(gè)致命的弱點(diǎn)——觀眾容易迷失思路。
為什么?

  1. PPT畢竟不是電影,其邏輯結(jié)構(gòu)是抽象的,難以把握
  2. PPT是一頁頁翻下去的,一次只能看一頁內(nèi)容,前面看過的只能依靠記憶

解決的辦法有兩個(gè):

  1. 事先給每位觀眾發(fā)一份演說綱要
  2. 給你的PPT建立清晰的導(dǎo)航系統(tǒng)

導(dǎo)航系統(tǒng)主要包括:

  1. 從片頭動(dòng)畫、封面、前言、目錄,到切換頁、正文頁、結(jié)尾頁等一套完整的PPT架構(gòu)(本書第3章將詳細(xì)介紹)
  2. 每頁都有標(biāo)題欄(除了標(biāo)明整個(gè)PPT的標(biāo)題,更重要的是標(biāo)明本章節(jié)的標(biāo)題、本頁的主題)
  3. 頁碼,如果方便的話也盡可能加上

絕招四:沒有設(shè)計(jì)就等于垃圾

傳統(tǒng)上,我們把PPT歸結(jié)為辦公處理之類的工具,認(rèn)為只要簡單排版就可以滿足需求。
隨著整個(gè)社會(huì)審美標(biāo)準(zhǔn)的提升,這一觀點(diǎn)正被越來越多的人拋棄。PPT,特別是對外PPT,正成為公司形象識(shí)別系統(tǒng)的重要組成部分,代表著一個(gè)公司的臉面;設(shè)計(jì),正成為PPT的核心技能之一,也是PPT水準(zhǔn)高低的基本標(biāo)準(zhǔn)。

無論是匯報(bào)、宣傳還是比賽、競標(biāo),一個(gè)設(shè)計(jì)精美的PPT最少可以起到以下作用:

  1. 讓觀眾賞心悅目:美女養(yǎng)眼,精美的PPT養(yǎng)神。
  2. 讓觀眾產(chǎn)生好感:愛美之心人皆有之,漂亮的PPT自然能讓觀眾多看幾眼。
  3. 贏得觀眾的信任:人總是有偏見的,精美的設(shè)計(jì)給人專業(yè)、認(rèn)真、可靠的感覺,內(nèi)容的含金量也自然得到提升。
  4. 贏得成功的機(jī)會(huì):在職場上,美女與帥哥有更多成功的機(jī),PPT演示也是如此。

內(nèi)容的好壞難以評價(jià),但形式的優(yōu)劣卻顯而易見,喜歡而又信任的方案自然是領(lǐng)導(dǎo)和客戶的首選。

設(shè)計(jì)非一日之功,但我們可以找到捷徑:

  1. 善用專業(yè)素材:專業(yè)的PPT模板讓你的PPT擁有外在美;專業(yè)的PPT圖表讓你的PPT具備內(nèi)在美;專業(yè)的PPT圖片(包括JPG、PNG、AI等格式)讓你的PPT充滿生機(jī)。
  2. 掌握排版的基本原則:每個(gè)人的審美標(biāo)準(zhǔn)是不同的,但總有一些規(guī)律是相通的,掌握并遵守這些規(guī)則,將使你的PPT設(shè)計(jì)得到大多數(shù)人的認(rèn)可。這些規(guī)則包括:一個(gè)中心、合理對齊、畫面統(tǒng)一、強(qiáng)烈對比、層次分明等,本書第6章將詳細(xì)講述。
  3. 多看精美案例:PPT誕生以來的十多年里,整個(gè)社會(huì)的設(shè)計(jì)水準(zhǔn)都在迅速提高,三人行,必有我?guī)?,在平面設(shè)計(jì)、動(dòng)畫領(lǐng)域,處處都有值得我們學(xué)習(xí)的案例。

絕招五:炫不是動(dòng)畫的根本

自PPT誕生以來,動(dòng)畫就一直是最大的爭議。
一 種觀點(diǎn)認(rèn)為,PPT就是幻燈片,就是一頁一頁翻過的圖片加文字,在商務(wù)PPT應(yīng)用領(lǐng)域,根本不需要?jiǎng)赢嫽蛘咦疃嘀恍韬唵蔚捻撁媲袚Q動(dòng)畫; 相反,有無數(shù)的仁人志士對PPT動(dòng)畫矢志不渝,用自己的創(chuàng)意和努力一次次創(chuàng)作動(dòng)畫的傳奇,也得到眾多PPT愛好者的歡呼雀躍。動(dòng)畫,不僅僅讓PPT變得生動(dòng),更能讓PPT表現(xiàn)效果數(shù)倍提升。

(1)片頭動(dòng)畫

讓 你的PPT一把抓住觀眾眼球。電影有片頭、游戲有片頭、網(wǎng)站有片頭,PPT演示也需要片頭。演示開始時(shí),觀眾往往會(huì)需要一個(gè)適應(yīng)期,也許 還在想著剛才沒有處理完的工作,也許還在跟鄰座侃侃而談,也許還在抱怨著觀看演示的辛苦,這時(shí)候,你需要立即把觀眾的視線聚焦到你的演示中來,精美和創(chuàng)意 的片頭能立即給觀眾帶來震撼,讓觀眾目不轉(zhuǎn)睛。

(2)邏輯動(dòng)畫

一幅靜止的畫面,觀眾會(huì) 自上而下全面瀏覽,缺乏邏輯的引導(dǎo),觀眾難以把握重點(diǎn),看完之后還要思考其中的邏輯關(guān)系,實(shí)際上浪費(fèi)了精力和注意 力;如果給這幅畫面加上清晰的邏輯動(dòng)畫,就把觀眾自己找線索變成了幫觀眾理線索。演示者可以控制對象出現(xiàn)的先后順序、主次順序、位置改變、出現(xiàn)和退出等, 引導(dǎo)觀眾按照自己的思路理解PPT內(nèi)容。

片頭動(dòng)畫讓對外宣傳的PPT盡顯企業(yè)的專業(yè)與實(shí)力。一束光閃過,該公司的logo由輪廓逐漸變得靚麗十足,讓人記憶深刻;緊跟的4張動(dòng)畫頁面從不同角度展現(xiàn)了上海及該公司的風(fēng)貌,同時(shí)配以連續(xù)抽象的文字和動(dòng)畫效果,消除了頁面之間的分割感。

(3)強(qiáng)調(diào)動(dòng)畫

以 往我們只是用顏色的深淺、形狀的大小以及字體的不同來突出某些重要內(nèi)容,這有一個(gè)很大的弊端,就是要強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容會(huì)一直處于強(qiáng)調(diào)地位,當(dāng)我 們講述別的內(nèi)容時(shí),它會(huì)分散觀眾的視線;強(qiáng)調(diào)動(dòng)畫,通過對象的放大、縮小、閃爍、變色等動(dòng)作實(shí)現(xiàn)強(qiáng)調(diào)效果,并能夠讓演示者自如控制,強(qiáng)調(diào)過后自動(dòng)回復(fù)到初 始狀態(tài)。

(4)片尾動(dòng)畫

與那些戛然而止的PPT相比,加一個(gè)簡單的片尾動(dòng)畫將收到意想不到的效果:
一是作為禮貌,提醒大家演示結(jié)束,并給人一定的緩沖時(shí)間,準(zhǔn)備接下來的活動(dòng);
二是與片頭動(dòng)畫相呼應(yīng),做到有始有終,避免給人虎頭蛇尾的印象;
三是通過貫穿始終的形式,提醒觀眾回憶內(nèi)容,強(qiáng)化記憶。

(5)情景動(dòng)畫

也許你講述的就是一個(gè)故事,故事總是有情節(jié)、有過程的,而要用一張靜止的畫面去表達(dá)一個(gè)完整的過程,幾乎不可能。相反,一套連續(xù)的動(dòng)畫,則能把這些過程表現(xiàn)得栩栩如生。以往,我們用Flash、視頻來表現(xiàn)這些效果,PPT其實(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)。

絕招六:圖表是PPT的筋脈

商 業(yè)演示的基本內(nèi)容就是數(shù)據(jù),于是圖表變得必不可少。最早出現(xiàn)的是柱圖、餅圖、線圖、雷達(dá)圖等;咨詢公司把數(shù)據(jù)圖表轉(zhuǎn)移到對邏輯關(guān)系的表達(dá) 上,于是出現(xiàn)了并列、包含、擴(kuò)散、綜合、層進(jìn)等各類關(guān)系圖表,從此,文字也可以不再抽象、乏味了;以ThemeGallery為代表的韓國公司、以 PresentationLoad為代表的歐美公司以及以銳普PPT為代表的中國公司等設(shè)計(jì)公司,則進(jìn)一步把這一趨勢發(fā)揮到極致——加入了設(shè)計(jì)的概念,從 此,文字可以變得像圖畫一樣精美、形象、栩栩如生。

同樣,PowerPoint軟件就像天生為圖表而生的,強(qiáng)大的像Illustrator一樣的繪圖功能,加上清晰的操作界面、簡單的操作模式,讓人人都能輕而易舉地掌握。很快,PPT圖表就風(fēng)靡全球,與圖片配合使用,讓演示如虎添翼。

如果你的PPT還在受大段文字的困擾,還在為邏輯混亂而發(fā)愁,那就趕快學(xué)習(xí)PPT圖表吧。

絕招七:沒有策劃就沒有精品

好的PPT是策劃出來的,就像宏偉的建筑是規(guī)劃出來的。
所 有的PPT設(shè)計(jì)師者首先是策劃師,有的是無意識(shí)為之,有的是用心去做的,但沒有策劃的PPT必定是失敗的作品。不同的演示目的、不同的演 示風(fēng)格、不同的受眾對象、不同的使用環(huán)境,決定了不同的PPT結(jié)構(gòu)、色彩、節(jié)奏、動(dòng)畫效果等,PPT的人介于觀眾、領(lǐng)導(dǎo)、演示者等多重標(biāo)準(zhǔn)的審視。

一個(gè)好的PPT作品基于對以上要求的準(zhǔn)確把握。
我們曾經(jīng)有一些卓越的設(shè)計(jì)師,出來的作品很美、很耐看,但卻一直得不到客戶的認(rèn)可,為什么?就是缺乏準(zhǔn)確的策劃。美,不是PPT的唯一標(biāo)準(zhǔn);經(jīng)驗(yàn)、用心、設(shè)身處地為觀眾著想,即使畫面有瑕疵,也往往能贏得演示者的認(rèn)同和觀眾的喝彩。

絕招八:PPT可以當(dāng)主角

西方有一種觀點(diǎn)開始在中國流行:演講者永遠(yuǎn)是主角,PPT不過是陪襯。
其 實(shí)這完全是站在西方立場上的一種觀點(diǎn),未必適應(yīng)中國國情。西方人大多喜歡張揚(yáng),擅長演說,甚至在很多人看來演說已經(jīng)是一種享受,當(dāng)然不愿 意被PPT搶了風(fēng)頭;但中國文化更強(qiáng)調(diào)內(nèi)秀,不愿意拋頭露面,擅長演說者更是寥寥,甚至連一些領(lǐng)導(dǎo)在眾人面前也不愿張揚(yáng),何況一般人?所以,我們常常把自 己作為的一員,是我們代表演說,我們不過是一種符號,低調(diào)再低調(diào),寧可把PPT作為眾人矚目的焦點(diǎn)。

從另一個(gè)角度講:我們是為了演示而演示嗎?是為了表現(xiàn)自我嗎?
當(dāng)然不是!每次我們都是抱著一定的目的進(jìn)行演示的,或者為了讓觀眾了解我們的工作,
或者為了讓觀眾選擇我們的產(chǎn)品,或者為了溝通一些信息,或者純粹為了博得大伙一樂……能找到必須讓我們成為主角的理由嗎?
沒有!

效果為王,只要能達(dá)到目的,不要在乎誰是主角、誰是配角。
如果你是一位表現(xiàn)欲極強(qiáng)的演說大師,如果這是一個(gè)需要你展示自我的舞臺(tái),那你就勇敢地站出來,做主角吧!
如果你是一位稍微內(nèi)斂的工作者,為了工作才進(jìn)行這次演示,或者這是一個(gè)需要低調(diào)的場合,那就不必拘泥于大師們的說教,即使你是配角,也能得到最熱烈的喝彩。

絕招九: PPT不是啞巴

在很多人眼中,PPT是多媒體的代名詞。但這個(gè)多媒體,卻一直因?yàn)闊o聲而名不副實(shí)。
細(xì)分析,無聲原因有三:

  1. PPT的商務(wù)特點(diǎn)限制了聲音的應(yīng)用,畢竟在商務(wù)會(huì)議場所,人們需要集中精力思考,無論是背景音樂還是動(dòng)畫聲音都會(huì)給人們帶來干擾;
  2. PPT軟件設(shè)計(jì)的功能限制了聲音的應(yīng)用,PPT軟件生下來就沒有為聲音的應(yīng)用做好充分準(zhǔn)備,僅僅了這一功能,對聲音的編輯、優(yōu)化等功能,PowerPoint還無心顧及;
  3. PPT人群實(shí)在太廣,經(jīng)理、文員、老師、銷售代表、老總、領(lǐng)導(dǎo)、甚至一些小學(xué)生都成了PPT技術(shù)員,大家相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備遠(yuǎn)不夠,缺乏聲 音素材、缺乏聲音感覺、缺乏聲音編輯的技術(shù),但不知不覺中,有人還是嘗試起來,結(jié)果聲音應(yīng)用不專業(yè),特別有些動(dòng)作聲音常常引來觀眾一陣嘩然。于是,有人總 結(jié)了,PPT勿用聲音。

果真這么絕對嗎?
形勢正在悄悄變化,PPT有聲時(shí)代正在來臨。

  1. PPT早已不再限于匯報(bào)演示,企業(yè)宣傳、婚慶禮儀、休閑娛樂等正成為PPT應(yīng)用的熱點(diǎn)領(lǐng)域,聲音是不可或缺的元素。
  2. 平面設(shè)計(jì)、flash、視頻等時(shí)刻沖擊著人們的視覺,人們正經(jīng)受著最嚴(yán)重的審美疲勞,單純靠畫面給人的刺激已經(jīng)大大降低,聲音是增強(qiáng)畫面沖擊力的絕佳武器。
  3. PPT設(shè)計(jì)公司的崛起,讓PPT聲音的處理專業(yè)化,聲音素材庫搭建起來,各類聲音編輯軟件應(yīng)用自如,配音設(shè)備逐步完善,PPT中聲音運(yùn)用的規(guī)律也已經(jīng)把握到位。

絕招十:退“三”進(jìn)“七”

要讓PPT高人一等有很多方法,率先使用PowerPoint 2007,無疑是最有效的捷徑。
從PPT專業(yè)應(yīng)用角度看,PowerPoint的以下特點(diǎn)都是我們極為推崇的。
(1)操作界面更美觀、更人性化

  • 全新的vista般操作界面,讓人賞心悅目;
  • 對文件整體管理的功能集中到左上角的offi ce按鈕里,為操作區(qū)留出更大空間;
  • 操作區(qū)域更開闊、歸類更合理,操作熟練后一目了然;
  • 自定義按鈕非常個(gè)性化,把常用的功能放在這里調(diào)用更快捷;
  • 選擇窗格與Photoshop 窗格類似,“層出不窮”成為現(xiàn)實(shí),使PPT各項(xiàng)功能全面提升;
  • 放大/縮小按鈕與視圖模式按鈕同時(shí)放置于右下角,更適應(yīng)一般人的操作習(xí)慣。

(2)繪圖和設(shè)計(jì)功能更強(qiáng)大
(3)豐富而實(shí)用的功能集群
這些功能包括:

  • SmartArt圖表,可以把文字輕松轉(zhuǎn)化為圖表。(只是目前所的圖表種類較少,質(zhì)感過于單調(diào),從設(shè)計(jì)的角度并不主張過多應(yīng)用。)
  • 為PPT文件減肥,2007版的PPTX格式的文件比2003版的PPT格式文件小了很多。
  • PPT可以直接轉(zhuǎn)為pdf、xps、jpg等格式,并可把其中的部分PPT頁面發(fā)布出來,供各類場合使用。
  • 有效防止文檔崩潰,在2003版里一旦文檔出錯(cuò),沒有保存的數(shù)據(jù)都會(huì)丟失;2007版則能夠盡力恢復(fù)程序關(guān)閉前的狀態(tài)。

但2007版也存在一些明顯的遺憾:
其一是對電腦硬件要求較高。不少學(xué)員反映,500MHz以下的處理器、256MB以下的內(nèi)存的電腦用起來都較吃力。
其 二是與2003版的兼容性不夠。PPTX文檔一般要轉(zhuǎn)化成PPT文檔或者安裝插件才能在2003版的PowerPoint中讀取。用 2007版所作的立體藝術(shù)文字、藝術(shù)圖形在2003版中是無法編輯的,部分顏色漸變效果、陰影效果、文字效果,甚至一些動(dòng)畫在2003版里會(huì)發(fā)生變形,需 要在2007版里對照編輯。

但這些缺陷改變不了2007版快速普及的趨勢,要想實(shí)現(xiàn)超人一等的PPT表現(xiàn)效果,PowerPoint 2007無疑是最佳的選擇。

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